سازمان ها اصولا به سه بخش کلی تقسیم می شوند؛ به این معنی که فعالیت های سازمان را می تواند در سه بخش کلی دسته بندی کرد که عبارتند از:
1. بخش برنامه ریزی
2. بخش اجرا و پشتیبانی
3. بخش روابط عمومی (اطلاع رسانی و تشریفات)
در زمینه بخش برنامه ریزی می توان گفت که هر سازمانی باید برای تحقق اهداف خود به بهترین وجه ممکن برنامه ریزی نماید تا فعالیت های سازمان بر اساس برنامه های مشخص شده انجام گیرد. بخش اجرایی سازمان نیز به عنوان عوامل تحقق اهداف اصلی در سازمان به وجود می آیند که برای عملکرد بهتر از طریق مجموعه هایی پشتیبانی می شوند. برای اینکه این دو بتوانند وظایف خود را در فضا و شرایط مناسبی به انجام رسانند و نشست ها و ارتباطات سازمانی به نحو مطلوبی صورت گیرد و عملکردها و فعالیت های سازمان در بدو، حین انجام و در پایان کار به بهترین وجه ممکن به آگاهی مخاطبان و ذینفعان رسانده شود ضروت وجود بخش روابط عمومی و توجه ویژه به آن را اثبات می کند.
روابط عمومی در یک تعریف اساسی عبارت است از برقراری حسن تفاهم در سازمان و بین سازمان با سازمان های دیگر که این مهم را از طریق دو وظیفه مهم خود 1. اطلاع رسانی و 2. تشریفات، محقق می سازد. بنابراین منطقی است در تنظیم ساختار و تعیین جایگاه و تامین منابع، تعریف اساسی روابط عمومی و وظایف آن به جد مد نظر قرار گیرند و کسانی که در سطوح مختلف ساختار تصمیم گیری می کنند، با باور و درک مناسب از تعریف یاد شده و وظایف اساسی آن و داشتن علم کافی نسبت به سیستم و ساختار، وضعیت مطلوبی را برای گردش کار سازمانی فراهم کرده تا امور به بهترین نحو ممکن جریان یابد و سازمان با آرامش و رضایت مندی در درون و برون به برنامه ریزی مناسب و تحقق اهداف خود نایل شود.
سازمان برای داشتن روابط عمومی کارا، لازم است جایگاه مناسبی برای آن در ساختار در نظر بگیرد و منابع کافی و درخوری را برای آن فراهم نماید و یک نسبت معقول و منطقی در توزیع منابع انسانی، مادی و مالی میان سه بخش کلی یاد شده( 1. بخش برنامه ریزی 2. بخش اجرا و پشتیبانی 3. بخش روابط عمومی (اطلاع رسانی و تشریفات)) برقرار نماید. لذا این گفته که یک بخش چه کاری انجام داده که منابعی در اختیار آن قرار داده شود، گفته صحیحی نیست بلکه باید برای هر کاری ابتدا منابع و امکانات مناسب فراهم شود و بعدا ارزشیابی لازم در سیستم صورت گیرد.
در پایان تاکید می شود، چنانچه روابط عمومی بر اساس تعریف اساسی خود در نظر گرفته شود و بخواهیم اطلاع رسانی صحیح، در لحظه و موثری داشته باشیم و برای موفقیت و پیشرفت سازمان رضایت درون و بیرون را یک اصل قرار دهیم و قبول داشته باشیم که اعمال و رفتارهایی که در سازمان صورت می گیرد می بایست بر روی معیارهای صحیح و منطقی استوار باشد، به این نتیجه می رسیم که سازمان باید روابط عمومی ای داشته باشد که از جایگاه و منابع کافی و درخور برخودار بوده و در کلیه فعالیت های سازمان به عنوان یک بخش تصمیم گیرنده فعال و واقعی عمل نماید و برای اعمال و فعالیت های خود دارای فرایندهای مشخص و تعریف شده ای باشد.
*رییس اداره روابط عمومی سازمان جهاد کشاورزی استان بوشهر
.
